Qué es el sistema VERIFACTU
Conceptos como «factura electrónica» y «VERIFACTU» a menudo se confunden o se interpretan como intercambiables, cuando en realidad sirven a propósitos distintos que no tienen nada que ver el uno con el otro. En este documento se habla únicamente de «VERIFACTU».
VERIFACTU es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria que tiene el objetivo de luchar contra el fraude fiscal e impulsar la digitalización y automatización de los procesos de fiscalidad empresarial.
Afecta directamente a empresarios que utilicen aplicaciones informáticas para el cumplimiento de la obligación de facturación, ya que deberán generar un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura. Es decir, deberán enviar de inmediato sus facturas a la Agencia Tributaria.
El sistema informático deberá mantener un registro de eventos para permitir la trazabilidad de la actividad en el programa de facturación. Este registro de eventos no podrá ser alterado y deberá conservarse hasta que prescriban las obligaciones tributarias.
Características Clave
- Registro Inmediato: Genera un registro digital para cada factura emitida, anulada o rectificada.
- Integridad de Datos: Asegura la conservación, accesibilidad y legibilidad de todos los registros.
- Envío Automático: Permite la remisión instantánea de registros a la Agencia Tributaria.
- Trazabilidad: Mantiene un registro detallado de eventos para una auditoría completa.
¿Cómo se identifica las facturas VERIFACTU?
Existen determinadas características que permitirán identificar las facturas VERIFACTU. Son las siguientes:
- Un código QR único con datos identificativos para que el destinatario de la factura pueda verificar que efectivamente consta en la Agencia Tributaria.
- La expresión «Veri*Factu» claramente visible.
¿Hay que enviar los registros de facturación a la AEAT?
La comunicación de los registros de facturación a la AEAT es voluntaria. El contribuyente tiene dos opciones:
- Envío automático de cada registro de facturación a la Administración Tributaria (Sistema de emisión de facturas verificables o sistema VERIFACTU). Es la opción recomendada por la Administración y por Galper
- Registro sin envío de las facturas: cada registro debe estar firmado digitalmente y estar a disposición de la AEAT en cualquier momento. Galper desaconseja esta opción y no estará disponible en nuestro desarrollo al no poder garantizar la salvaguarda de los datos en el sistema informático por causas ajenas a la aplicación, como pudieran ser, por ejemplo, que el disco duro se deteriore, que el sistema sea víctima del ataque de un virus informático, etc.
Ámbito de aplicación
VeriFactu se aplica en todo el territorio español, incluyendo Canarias, Ceuta y Melilla, con consideraciones específicas para estas regiones. Sin embargo, no se aplica en los territorios forales del País Vasco y Navarra, excepto para contribuyentes con domicilio fiscal en territorio común.
Obligados Tributarios
El sistema afecta a empresarios y profesionales que utilicen sistemas informáticos de facturación.
Exceptúa a los contribuyentes que estén acogidos a Suministro Inmediato de Información (SII).
Cuándo entra en vigor Verifactu
– El 1 de enero de 2026 para los obligados tributarios contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
– El 1 de julio de 2026 para las demás empresas y autónomos que utilicen sistemas informáticos de facturación.
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Recomendaciones:
- Planificación y prevención de errores:
Le recomendamos planificar adecuadamente sus procesos de facturación, estableciendo protocolos claros que reduzcan al mínimo los errores. Esto evitará la necesidad de emitir facturas rectificativas.
- Actualización tecnológica:
Es importante que actualice sus equipos y sistemas operativos, asegurándose de que sean compatibles con Windows 10 o superior. Esto garantizará el correcto funcionamiento de los certificados digitales y las medidas de seguridad requeridas.
- Certificados digitales:
Si aún no cuenta con un certificado digital, le sugerimos solicitarlo cuanto antes para facilitar la presentación de facturas electrónicas. En caso de que ya disponga de uno, asegúrese de que esté vigente.
- Conexión a internet:
Verifique que dispone de una conexión a internet estable y de calidad, sin cortes ni fallos, para evitar interrupciones en sus procesos.
- Revisión de datos fiscales:
Le sugerimos comprobar que los NIF de sus clientes son correctos y coinciden con sus nombres fiscales, evitando así problemas en las facturas.
- Adaptación de sistemas de impresión:
Si aún utiliza impresoras matriciales, tenga en cuenta que no son compatibles con la impresión de códigos QR.
Si utiliza papel preimpreso para facturas, adapte su diseño para incluir un espacio entre (30 x 30 mm) y (40 x 40 mm) para el código QR.
- Seguridad y respaldos:
Tome las medidas necesarias para garantizar la seguridad de sus equipos informáticos. Además, le recomendamos realizar copias de seguridad periódicas de su base de datos para evitar la pérdida de información.
Esta publicación es de carácter informativo y no tiene valor jurídico.
Ante cualquier duda con el reglamento, consulte con su asesor fiscal.
Fuentes y más información:
Agencia Tributaria: Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU
