Implementación de un sistema de Trazabilidad Alimentaria automatizado
En el artículo de hoy vamos a hablar sobre como implementar en una empresa de productos alimentarios un sistema de trazabilidad, para ello empezaremos definiendo qué es un sistema de trazabilidad alimentaria y qué debe responder el sistema una vez implementado.
Definimos TRAZABILIDAD ALIMENTARIA como la posibilidad de encontrar y seguir el rastro, a través de todas las etapas de producción, transformación y distribución, de un alimento o sustancia destinada a ser incorporadas en alimentos.
Esto incluye también las materias auxiliares que están en contacto con el alimento como pueden ser los envases o el film que cubre una bandeja de filetes o el plástico que envuelve un sobre de jamón o embutido loncheado.
La trazabilidad se puede establecer a tres niveles:
- Hacia los proveedores de materias primas y/o productos auxiliares, a esto se le llama trazabilidad hacia arriba, trazabilidad ascendente o trazabilidad aguas arriba.
- Dentro de la propia industria(proceso de producción). Se denomina trazabilidad interna.
- Hacia los clientes. Se denomina trazabilidad hacia abajo, trazabilidad descendente o trazabilidad aguas abajo.
Para implementar un buen sistema de trazabilidad es preciso ponerse en contacto en primer lugar con todas las partes implicadas y además tener en cuenta si los productos que se fabrican o comercializan están acogidos a alguna normativa adicional como puede ser una Denominación de Origen (DO), Indicación geográfica protegida (IGP), alguna norma de calidad como puede ser la Norma de calidad del Ibérico o la ETG del Jamón Serrano o alguna normativa nacional o internacional como BRC, IFS, ISO o una certificación de la Norma Mundial de Seguridad Alimentaria u otra norma reconocida por el programa GFSI.
Las pautas marcadas en este artículo pueden ser de aplicación en:
- Una fábrica de embutidos o preparados cárnicos
- En una sala de despiece de carnes
- En un secadero de jamones
- En una fábrica de quesos
- …
Recepción de productos
Consultar con los proveedores es una buena forma de comenzar, pues a ellos debemos exigirle que los productos que recibimos entren en nuestra empresa adecuadamente etiquetados y que las etiquetas contengan al menos:
- La descripción del producto
- La cantidad
- El lote
- La fecha de caducidad o consumo preferente
- Las condiciones de conservación
Adicionalmente en los albaranes o documentos de acompañamiento comercial también debe estar incluido al menos el producto, las cantidad y lotes.
Debemos comprobar también que las condiciones del transporte son las adecuadas y registrar, si procede, en qué lugar de nuestras instalaciones se almacena el producto hasta su posterior utilización bien para venderlo de forma directa, bien para utilizarlo en un proceso productivo interno.
A la par que el producto entra en nuestras instalaciones resulta muy útil etiquetarlo con nuestro propio software de gestión y trazabilidad pues ello ayudará a los operarios a localizar la información necesaria en procesos posteriores.
Para ello lo mejor es utilizar los estándares internacionales de identificación y aquí el más adecuado suele ser el GS1 128 pues permite almacenar información variable (producto, lote, fechas de caducidad, cantidades…)
Al operar de este modo el producto queda registrado también con nuestro propio código, en lugar visible y con etiquetado homogéneo que nos permitirá agilizar los registros en procesos posteriores.
Dentro de la propia industria
Si damos por hecho que el producto recibido está etiquetado adecuadamente, registrar los procesos posteriores de fabricación es un trabajo relativamente sencillo pues ayudándonos de lectores de códigos de barras podemos ir incorporando fácilmente al sistema la información necesaria.
Un proceso habitual de fabricación suele partir de una fórmula, un patrón o receta en la que, para una determinada cantidad de producto a fabricar, se utilizan unos ingredientes o materias primas y a partir de ellos se obtiene un producto resultante que puede ser bien producto final o bien un producto intermedio.
Mediante el proceso de ejecución de un patrón se asignan a éste las cantidades y lotes empleados utilizando las etiquetas identificativas que se colocaron en el proceso de recepción.
El producto resultante de la mezcla o división debe quedar identificado adecuadamente utilizando el mismo sistema que en recepción, el GS1 128 por ejemplo.
Los diferentes partes de producción deben quedar registrados en nuestro sistema de trazabilidad y éste debe poder asociar los lotes de productos empleados y fabricados de tal forma que nuestro software pueda responder en cualquier momento acerca del camino seguido por cada uno de ellos..
Trazabilidad hacia los clientes
En el software de trazabilidad debe quedar registrado qué producto y qué lote se ha entregado a cada cliente.
En la industria alimentaria se trabaja habitualmente con productos de peso variable por lo que la confección de un pedido suele acarrear un trabajo en el que circulan por la empresa notas en papel desde la oficina hasta el punto de expedición y desde el punto de expedición a la oficina.
Este trasiego acarrea riesgos de transcripción tanto en cantidades como en lotes y suele ser un punto crítico dentro del sistema.
Un sistema ideal de trabajo es aquel en el que en el punto de expedición se dispone de un sistema informático dotado de lector de códigos de barras, báscula, etiquetadora y el que además aparecen los pedidos que debemos preparar y que se han registrado previamente en la oficina.
Los pedidos se cumplimentan en este punto y pasan directamente a la oficina con sus cantidades y lotes correctos evitando de este modo el papel.
Es importante que los productos finales a expedir estén ubicados en soportes logísticos adecuados que faciliten su identificación y la operatoria al personal de expedición:
- Cajas homogéneas en cuanto a lotes si se trata de productos como embutidos o productos curados, platos preparados…
- Perchas o box si se trata de carnes o embutidos frescos
- …
El software además debe permitir emitir la identificación logística de la mercancía de tal forma que quede claro qué bultos van a cada uno de los clientes.
Tamaño de lotes
Un factor importante en todo proceso productivo es el tamaño de los lotes que se registran en el sistema, debemos ser conscientes de que ha de encontrarse un equilibrio entre el tamaño de los lotes que se manejan y el coste que supone trabajar con lotes muy grandes o muy pequeños.
Suele ser conveniente, por ejemplo, en la recepción de materias primas, asignar lotes internos creados por nuestra empresa, y que estos queden asociados al lote del proveedor, de este modo si un mismo proveedor nos envía el mismo lote de producto varias veces podamos diferenciarlo dentro de nuestras instalaciones dado que las condiciones de transporte y manipulación o las fechas de caducidad pueden condicionar nuestro proceso productivo.
Igualmente debemos operar con los productos fabricados en nuestras instalaciones, es decir, debemos hacer lotes que no estén solo condicionados por las materias primas utilizadas sino, por ejemplo, por el día de fabricación, la estancia utilizada, etc.
Ejercicios de trazabilidad
Debemos también periódicamente someter a prueba el sistema de trazabilidad con objeto de garantizar que se puede determinar la trazabilidad desde las materias primas, hasta el producto terminado y viceversa, incluyendo la comprobación de cantidades o balance de masas.
Esto deberá realizarse con una frecuencia establecida, y como mínimo un par de veces por año, es conveniente también que los resultados de estas pruebas se conserven.
Para poder realizar estas pruebas de forma sencilla el sistema debe estar dotado de un informe que comúnmente se denomina “Árbol de trazabilidad” y que nos proporcione información como:
- Proveedores, productos y lotes implicados en un producto fabricado por nuestra empresa
- Clientes a los que se ha expedido un determinado producto.
- Lotes que contienen una determinada materia prima o producto auxiliar
Además, esta información debe ser devuelta por el sistema de forma rápida.
Industria del cerdo ibérico
Consideración aparte merece el tema de la trazabilidad en el sector del porcino ibérico y en particular en los secaderos y comercializadores de jamones y paletas, pues la gran cantidad de “papeles” que ello acarrea requiere de un sistema de gestión especializado en la industria del cerdo ibérico y unos métodos especiales para gestionarlo.
Es necesario destacar que si bien puede gestionarse esta información mediante hojas de Excel ello acarrea una gran cantidad de trabajo que a la postre resulta poco menos que imposible realizarlo sin un adecuado sistema informático como Galges ERP que contemple al menos:
- La definición de lotes según categorías y sus precintos asociados.
- Sistema automatizado de asociación de precintos a los lotes definidos que tenga en cuenta si los precintos recibidos son consecutivos o no.
- En la expedición que se pueda asociar a cada pedido los precintos leídos, el peso de cada pieza, y el periodo de curación de cada una, también que sea capaz de emitir el correspondiente certificado (lista de precintos), también conocido como DEPC (Documento de Expedición de Producto Conforme) de forma automática.
- Un método para asociar a un lote de producto loncheado o deshuesado un conjunto de precintos y que pueda almacenar el rendimiento obtenido.
- Un historial de cada una de las piezas de forma individual.
Conclusiones
Un buen sistema de trazabilidad alimentaria debe además poder adquirir los datos necesarios en el momento y lugar en que estos se producen y con ello evitar el trasiego de “papeles” entre los diferentes departamentos de la empresa.
Hasta hace unos años estos sistemas estaban sólo al alcance de empresas de mediano y gran tamaño, pero, hoy, con el auge y abaratamiento de los sistemas informáticos cualquier empresa por pequeña que sea tiene recursos suficientes para adquirir un sistema de estas características.
En las pymes y micropymes existe la tendencia a considerar la inversión en tecnología como un gasto, pero sumarse a la digitalización genera indudablemente beneficios y no solo a nivel económico pues la tecnología proporciona seguridad en la industria alimentaria de forma transversal.
Digitalizarse no solo mejora la competitividad, sino que reduce gastos y automatiza procesos, con lo que se gana tiempo. Todo son ventajas. Y el coste es asumible.
